Präsentation erstellen: Flipchart, Whiteboard und Co.

Es ist nicht jedermanns Sache, das Präsentieren im Büro. Die meisten kommen gut damit klar, mit einem oder auch zwei Kollegen einen neuen Arbeitsablauf, den aktuellen Stand des Projektes oder die verschiedenen Optionen für den Messestand zu diskutieren. Steigt die Zuhörerzahl jedoch und sitzt dann womöglich noch der Chef darunter, steigt auch der Stresspegel. Für die weniger Spontanen unter uns ist gute Vorbereitung dann das A und O. Aber auch beim Präsentation erstellen lauern gewisse Fallen:

Flipchart vs. PowerPoint

Sie sind vermutlich auch oft genug Zuhörer bei einer solchen Präsentation gewesen: Der (vermutlich nervöse) Vortragende klickt sich durch eine Reihe sehr aufwändig gestalteter Powerpoint-Folien und liest dabei im schlimmsten Fall Wort für Wort vor, was dort zu sehen ist. Gähn. Zu sehen sind eine Unmenge Daten, die bereits fix und fertig bereitstehen und abgerufen werden. Eine Powerpoint Präsentation erstellen ist durchaus aufwändig und zeitraubend, die Präsentation an sich dann aber eine rein passive Angelegenheit: Friss oder stirb, Zuhörer!

Ganz anders, wenn Sie quasi erst vor den Augen der Zuschauer die Präsentation erstellen. So werden Ihre Zuhörer das Gefühl vermittelt bekommen, gerade bei der Entstehung einer neuen und einzigartigen Idee Zeuge zu sein – oder vielleicht sogar beteiligt zu sein. Ein Redner, der Sie mit einbezieht, der in seiner Präsentation möglicherweise sogar Ideen des Publikums grafisch mit in die Präsentation aufnimmt und sich dabei eines doch ziemlich einfachen Hilfsmittels bedient:

Das Flipchart! Es hat einen leicht rückständigen, etwas chaotischen Ruf, das Flipchart. Bei Brainstorming-Prozessen im kleineren Kreis, ja, schon, aber bei Präsentationen? Unbedingt, finden viele Kommunikationstrainer, darunter auch Andreas Konzack. Auf seiner Webseite erklärt er die Vorteile einer Flipchart-Präsentation gegenüber einer digitalen Präsentation:

Nachteile einer rein digitalen Präsentation

• Abstumpfung: Durch den ständigen Einsatz von digitalen Medien sind wir völlig übersättigt
• Redner im Fokus? Die Berieselung aus dem Beamer lässt keine Interaktion zu
• Gehirn im Schlafmodus: Die Aufmerksamkeitsspanne sinkt drastisch. Beamer an, Augen zu
• Dosenfutter: Instinktiv weiss der Zuschauer, dass die Präsentation Standardware für viele ist
• Klick und weg: Beim nächsten Mausklick verschwindet die Information im Nirvana, sie ist nicht mehr präsent

Vorteile einer Flipchart-Präsentation

• Spannung: Was macht der denn da? Wir brechen die Sehgewohnheit
• Wertschätzung: Sie tun etwas für Ihr Publikum, ganz exklusiv im Hier und jetzt. Durch dieses Gefühl „Das hat er für mich gemacht“ entsteht eine Bindung
• Perfekte Gedankenstütze, immer präsent: Was Sie im Verlauf der Präsentation brauchen, ist auch für Sie stets sichtbar
• Individuell: Sie können vollkommen individuell den Bedarf auf Ihr Publikum ausgerichtet abdecken

Also alles dem Zufall überlassen? Spontan sein?

Nein. Während bei einem Brainstorming tatsächlich, noch reichlich ungeordnet und spontan, Ideen und Stichpunkte auf dem Flipchart oder Whiteboard notiert werden, kann eine geplante Präsentation mit dem Flipchart genauso gut vorbereitet werden wie eine digitale Präsentation. Und so können Sie am Flipchart eine Präsentation erstellen: Beginnen Sie mit einem Deckblatt, legen Sie dem Publikum Ihre Gliederung dar und üben Sie den Ablauf und die Zeichnungen einfach vorab. Überlegen Sie sich, eventuell auch mit einem „Testpublikum“, welche Fragen Sie Ihrem Publikum stellen können. Wenn Sie es geschickt anstellen, können Sie durch die richtige Fragestellung genau die erwünschten Einwände und Beiträge „provozieren“. Keine Angst vor ein paar Sekunden Stille, sie sind schwer auszuhalten, bauen aber auch Spannung auf. Und kommt tatsächlich keine Antwort, geben Sie sie selber: „Gehen wir doch mal davon aus, es verhält sich so…“.

Die Hardware: Welche Materialen brauche ich?

Diese Fragen beatworten Sie sich, bevor sie die Präsentation erstellen, denn: Zur guten Vorbereitung gehört auch, dass Sie sich alle Materialien bereitlegen und auf Funktionalität prüfen…

Der Flipchart-Block

Haben Sie ausreichend viele Seiten im Flipchart-Block? Zur Sicherheit nehmen Sie einen Block als Ersatz mit. Vielleicht möchten Sie Flipchart-Seiten vorbereiten, um während der Präsentation darauf zurückzugreifen (und ggf. vor Publikum weiterzuentwickeln)? Dann verstärken Sie besser vorab die Aufhänge-Löcher sowie die Papierränder mit unsichtbarem Klebeband. Bei der Präsentation mit dem Whiteboard vorab darauf achten dass ein sauberer Schwamm zur Hand ist, es gibt nichts ärgerlicheres als ein verschmiertes Board!

Schreibmaterial

Mit welchen Stiften möchten Sie arbeiten? Gut sichtbare Permanentmarker wie Edding, Textmarker und Co sind unabdingbar! Achten Sie aber auch auf die Papierqualität der Flipchart-Blätter, wenn das Geschriebene nämlich auf die nächste Seite durchdruckt ist das unschön! Ein weicher Bleistift vermeidet das Reissen des Papiers und ermöglicht dickere Zeichenlinien. Unbedingt auch mitnehmen: Radiergummi und Korrekturstift oder Korrekturroller. Bei der Arbeit mit dem Whiteboard unbedingt darauf achten dass man die passenden Stifte benutzt, die sich dann auch sauber mit dem Schwamm abwischen lassen.

Markieren

Vermutlich möchten Sie während der Präsentation auch auf bereits bemalte Seiten zurückgreifen. Im Idealfall können Sie die beschriebenen Blätter im Raum aufhängen (mithilfe von Krepp-Klebeband beispielsweise). Sollte dies nicht möglich sein, markieren die die Blätter im Block mit farbigen Post-it. Das erleichtert das Wiederfinden im Block. Post-its sind auch sehr gut für die Präsentation am Whiteboard geeignet zum Markieren und Hervorheben. Bei der Arbeit mit Whiteboard sind auch Magnete hilfreich, mit Ihnen lassen sich vorbereitete Materialien prima anpinnen.

Flipchart-Blätter archivieren

Ein Schwachpunkt der Flipchart-Präsentation gegenüber der Powerpoint-Methode ist das Archivieren und das Bereitstellen der Präsentation für die Teilnehmer. Fotografieren Sie im Anschluss an die Präsentation die Flipchart-Seiten ab, präsentieren Sie am Whiteboard, haben Sie am Besten im Publikum einen «Fotografen» der die Tafeln fotografiert. Die einzelnen Bilddateien fügen Sie dann in einer pdf-Datei zusammen, die Sie an die Teilnehmer versenden können.

Die benutzten Flipchart-Blätter selber lösen Sie vom Block und rollen sie ein. In einem Versandrohr, von aussen sichtbar beschriftet, entsteht so nach und nach ein richtiges Archiv.

Bereiten Sie ein gutes Handout vor, dass die Teilnehmer im Anschluss an die Präsentation mitnehmen können. Das Handout kann ebenfalls von Hand „gescribbelt“ und eingescannt werden, falls sie die Präsentation digital brauchen.

Bei einer Präsentation ist das Handout im Grunde eine Visitenkarte. Es wird im Anschluss an die Präsentation mit an den eigenen Schreibtisch genommen, es dient als Leitfaden in Besprechungen mit den Kollegen oder dem Chef. Der Verlockung, einfach die Powerpoint-Folien auszudrucken, sollten Sie jedoch widerstehen. Sie haben sich viel Mühe gegeben, die entsprechende Idee auszuarbeiten? Dann muss ein gutes Handout auch „alleine“ funktionieren, es muss Ihre Idee auch an Dritte vermitteln können. Greifen Sie daher hier auf ganze Sätze und (knappen) Fliesstext zurück. Bei der eigentlichen Präsentation, egal ob digital oder am Flipchart, sind Stichpunkte empfehlenswert. Hier kann das Handout sogar helfen: Mit der Gewissheit, den Zuhörern die Inhalte des Vortrages im Handout schriftlich mit auf Weg geben zu können, fällt es leichter die Präsentation klar und textfrei zu halten.

Was macht ein gutes Handout aus?

Selbstverständlich ist es hier auch das Auge, das mit entscheidet. Sie sollten sich also im Vorfeld, neben der Vorbereitung Ihrer Präsentation, auch Gedanken machen, was Sie Ihren Zuhörern „mit an die Hand“ geben möchten. Ein gutes und visuell stark ansprechendes Deckblatt ist dabei so essentiell wie die gute Produktverpackung im Supermarkt.

• Das Deckblatt: Was steht im Zentrum der Präsentation? Was ist die Fragestellung? Wenig Text: Vielleicht finden Sie Bilder, die die Idee, das Projekt oder das Thema auf dem Deckblatt visualisieren?

• Die Gliederung: Geben Sie einen knappen Einblick in den Aufbau. Bei einem vielseitigen Dokument hilft die Gliederung mit Seitenangaben, sich schnell zurechtzufinden.

• Hauptteil: Bei der Ausführung Ihrer Lösungs-Ausarbeitung untergliedern Sie in Zwischenunterschriften. Das erleichtert das Lesen und dient der besseren Orientierung im Dokument. Zahlen, die Ihre These untermauern, möglichst in Schaubildern, Grafiken oder Diagrammen darstellen.
• Fazit: Bringen Sie Ihren Lösungsvorschlag, Ihre Handlungsempfehlung oder Ihre Sichtweise zur Problemstellung in aller Kürze auf den Punkt. Im Zweifel reicht hier ein Satz!

Bündeln, heften, tackern?

Wie wird aus der Loseblatt-Sammlung ein kompaktes und vorzeigbares Dokument? Diesem Punkt sollten Sie einige Aufmerksamkeit widmen. Die Art und Weise, wie Sie Ihr Handout präsentieren, lenkt die Aufmerksamkeit und die Wertschätzung, die ihm entgegengebracht wird. Klar, es gibt Inhalte und Gelegenheiten, da ist es völlig ausreichend, die Blätter zu tackern oder zu klammern. Deutlich haltbarer und hochwertiger sind Ihre Unterlagen jedoch, wenn Sie sie binden, zum Beispiel mit einer Spiralbindung. Die Binderücken geben Ihren Dokumenten einen professionellen Rahmen und sind mithilfe eines Bindegerätes, mit dem Sie sowohl stanzen als auch binden können, ganz einfach selbst anzubringen. Verwenden Sie im gesamten Dokument hochwertiges Papier und denken Sie an ein Deckblatt und einen Rücken mit einer hohen Grammatur (z.B. 250g/m²).

Handout vor oder nach dem Präsentieren?

Bei der Frage, ob Sie das Handout bereits vor der Präsentation an die Teilnehmer verteilen möchten oder ob es als Zusammenfassung und Gedächtnisstütze im Anschluss mit auf den Weg gegeben wird, gibt es durchaus kontroverse Ansichten. Klar, hat der Zuhörer das Handout bereits während Ihres Vortrages vor sich, wird er oder sie in den Unterlagen blättern und „mitlesen“. Das lenkt vom eigentlichen Vortrag ab. Eine Studie* zu dieser Frage jedoch ergab, dass Zuhörer mit Handout und solche, die das Handout erst im Anschluss an den Vortrag erhielten, den Inhalt gleichermassen gut erinnerten. Zudem empfinden es viele als angenehm, bereits während des Vortages im Handout eigene Notizen und Ergänzungen machen zu können. Es ist also eine individuelle Entscheidung wann man das Handout ausgibt.

Weiterführende Links zum Thema „Richtig präsentieren mit Flipchart“:

Präsentation am Flipchart
Handout im Anschluss an die Präsentation ausgeben
Handout vor der Präsentation ausgeben
englischsprachige Studie zum Thema Handout-Ausgabe